Por qué no leemos facturas con inteligencia artificial

Es la función que más se pide y la que decidimos no ofrecer: tomarle una foto a una factura y que el sistema la registre solo.

Podríamos hacerlo. La tecnología existe y funciona razonablemente bien. El problema es qué significa «razonablemente bien» en contabilidad.

El caso que lo decidió

Un lector de imágenes leyó «Avícola» donde el papel decía «Avianca». Dos nombres que se parecen lo suficiente.

Eso no es un error de forma. Es una factura causada al tercero equivocado, con su retención practicada a quien no era, su IVA descontable en la cuenta de otro, y una cuenta por pagar a un proveedor que nunca vendió nada. El error no se ve hasta que alguien concilia, y para entonces hay meses de movimientos encima.

El problema de fondo

Un lector automático se equivoca un pequeño porcentaje de las veces. Suena aceptable hasta que se traduce: sobre mil facturas al mes, son varias facturas mal registradas cada mes, y ninguna avisa de que está mal.

La contabilidad no tolera eso. No porque seamos exigentes, sino porque una declaración se presenta con esos números y la corrección cuesta dinero.

Lo que hacemos en cambio

Leemos el XML que la DIAN obliga a emitir con cada factura electrónica. No es una interpretación de una imagen: es el documento oficial, con cada dato en su campo. El NIT es el NIT, no algo que se parece a un NIT.

De ahí sale todo automático: la compra, el IVA discriminado, la retención según el régimen de ambas partes, la cuenta por pagar. Sin digitar y sin adivinar.

Y si el proveedor no manda el XML

Está obligado a hacerlo desde 2020. Pedírselo es un mensaje; corregir una factura mal leída son horas.