Documento soporte: cuándo lo necesitas y cómo se emite
Si le compras a alguien que no factura electrónicamente y no emites soporte, la DIAN te rechaza el costo.
Cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar electrónicamente, no recibes factura. Y sin un documento que respalde ese pago, la DIAN puede rechazarte el costo o el gasto en la declaración de renta.
El documento soporte es el papel que emites tú para respaldar esa compra. Lo regula la Resolución 167 de 2021.
Cuándo aplica
Los casos típicos:
- Le pagas a una persona natural no responsable de IVA por un servicio puntual.
- Pagas un arriendo a un particular.
- Contratas un transportador independiente.
Qué tiene que llevar
Los datos del vendedor —nombre y documento—, la descripción de lo comprado, el valor, la fecha, y tu propia numeración autorizada con prefijo. Se transmite a la DIAN igual que una factura y recibe su código único, el CUDS.
Lo que suele salir mal
Acumular los soportes para emitirlos todos a fin de mes. La fecha del documento tiene que corresponder a la operación, y emitir en diciembre un soporte de marzo es una inconsistencia que salta en cualquier revisión.
Si el proveedor sí está obligado
No emitas soporte: exígele la factura. Está obligado a entregártela con su XML, y el soporte no reemplaza una factura que debió existir.
LexPlus hace esto por ti
Contabilidad y facturación electrónica para Colombia. Tus facturas de compra se causan solas desde el XML del proveedor.