Facturación electrónica en Colombia: cómo empezar desde cero
Los tres trámites ante la DIAN que hay que hacer, en qué orden, y cuánto tarda cada uno.
Facturar electrónicamente en Colombia no es instalar un programa: es un trámite ante la DIAN que tiene tres pasos y un orden. Saltarse el orden es la causa más común de quedarse atascado.
1. Habilitarse como facturador electrónico
Se hace en el portal de la DIAN, con la firma electrónica de la empresa. Ahí se declara que se va a facturar electrónicamente y con qué proveedor tecnológico.
La DIAN exige superar un conjunto de pruebas antes de habilitar. Si usas un operador ya autorizado, esas pruebas las presenta el operador; tú solo autorizas.
2. Pedir la resolución de numeración
Es el permiso para usar un rango de números de factura. Trae un prefijo, un número inicial, uno final y una vigencia.
Dos cosas que se pasan por alto:
- La numeración tiene que ser consecutiva y sin huecos. Por eso una factura ya emitida no se borra: se corrige con nota crédito.
- La resolución vence. Pedir la siguiente antes de agotar el rango evita quedarse sin poder facturar un lunes por la mañana.
3. Configurar el software
Con la habilitación y la resolución, se cargan las credenciales del operador y ya se puede emitir.
Cuánto tarda
La habilitación depende de la revisión de la DIAN, normalmente días. La resolución suele salir el mismo día. El paso 3 es cuestión de minutos.
El error más caro
Empezar por el 3. Configurar el software sin resolución vigente lleva a emitir documentos que la DIAN rechaza, y cada rechazo hay que rastrearlo.
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